Wzór klauzuli informacyjnej dla lokatorów

Wersja 2 z dnia 12 października 2026

Właściciel lokalu, który wprowadza dane lokatorów do Loftsplit, jest ich administratorem i ma obowiązek poinformować lokatorów o przetwarzaniu (art. 13 RODO). Poniższy wzór można dołączyć do umowy najmu albo wysłać lokatorowi e-mailem. Pola w nawiasach kwadratowych trzeba uzupełnić, a zakres dostosować do tego, jakie dane właściciel faktycznie zbiera. Jeśli czynsz płaci inna osoba niż lokator, właściciel przekazuje tę informację także jej: najpóźniej przy pierwszym kontakcie z nią, a w każdym razie w ciągu miesiąca od otrzymania jej danych (art. 14 ust. 3 RODO). Wzór nie zastępuje porady prawnej.

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

  1. Administrator. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest [imię i nazwisko albo nazwa wynajmującego], [adres], [adres e-mail, telefon]. [Jeśli wyznaczono inspektora ochrony danych: jego dane kontaktowe.]
  2. Cele i podstawy przetwarzania. Dane są przetwarzane:
    1. w celu zawarcia i wykonania umowy najmu, w tym rozliczania czynszu, kaucji, zaliczek i kosztów mediów, przypominania e-mailem o zbliżających się i zaległych płatnościach oraz kontaktu w sprawach najmu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
    2. w celu wypełnienia obowiązków prawnych wynajmującego, w szczególności podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
    3. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz udostępnienia Pani/Panu rozliczeń i wpłat w portalu lokatora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO; prawnie uzasadnionym interesem wynajmującego jest rozliczenie najmu i przejrzysta informacja dla lokatora).
  3. Zakres danych. Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, [adres korespondencyjny, NIP], dane umowy najmu (lokal, okres, czynsz, kaucja, zaliczki, liczba osób), wpłaty (w tym nazwa i numer rachunku, z którego dokonano wpłaty) i wysłane przypomnienia o płatnościach, odczyty liczników w lokalu i rozliczenia kosztów.
  4. Odbiorcy. Dane są przetwarzane w aplikacji Loftsplit, którą prowadzi LURIP Michał Kozioł, ul. Zabierzowska 23P/1, 32-005 Niepołomice, jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia; serwery aplikacji działają w Polsce, a LURIP korzysta z dostawców z listy podprocesorów na stronie loftsplit.com. Dane mogą otrzymać także [biuro rachunkowe, bank, firmy wykonujące naprawy, zarządca nieruchomości] oraz organy publiczne, jeśli wymagają tego przepisy.
  5. Przekazywanie poza EOG. Dane są przechowywane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Ruch aplikacji Loftsplit przechodzi przez sieć Cloudflare, która może przetwarzać przesyłane dane w Stanach Zjednoczonych na podstawie decyzji Komisji Europejskiej w sprawie Ram ochrony danych UE–USA. [Uzupełnić, jeśli wynajmujący korzysta z innych usług spoza EOG.]
  6. Okres przechowywania. Przez czas trwania umowy najmu, a po jej zakończeniu do upływu terminów przedawnienia roszczeń z najmu oraz do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych (5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku). Dostęp do portalu lokatora wygasa 12 miesięcy po zakończeniu ostatniej umowy.
  7. Prawa. Ma Pani/Pan prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych przetwarzanych na podstawie umowy, sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  8. Obowiązek podania danych. Podanie danych jest warunkiem zawarcia umowy najmu; bez nich nie jest możliwe jej zawarcie i rozliczanie. Podanie adresu e-mail jest dobrowolne, ale bez niego nie można otrzymywać rozliczeń e-mailem ani korzystać z portalu lokatora.
  9. Zautomatyzowane decyzje. Dane nie służą do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowania. Kwoty rozliczeń są obliczane w aplikacji według metody podziału opisanej w każdym rozliczeniu, a ostateczną decyzję o rozliczeniu podejmuje wynajmujący.
  10. Źródło danych. Dane podaje Pani/Pan. Dane o wpłatach pochodzą także z wyciągów z rachunku bankowego wynajmującego, a odczyty liczników z odczytów w lokalu [lub od dostawców mediów].